如何有效地管理电脑文件？

作为一名职场人，电脑是必不可少的工具。能不能高效地使用电脑，是一个职场人的基本功。基本功不扎实，其实挺耽误时间，影响效率。

咱们主要就windows来聊。mac、linux什么的，毕竟是小众，主力电脑操作系统，还得是windows。毕竟，大部分人不是设计师，也不是码农。

一、文件管理

使用电脑，碰到的第一个问题，便是文件管理。但凡工作一年半载之后，都会有成百上千的文件，如果不进行有效的文件管理，那就是大海捞针，事倍功半。

而文件管理，牵涉到两个问题：1、思路；2、工具。

先说思路。

文件管理的根本目的，是在用的时候，随时能找到，而且能快速高效的找到，并且举一反三，相关的文件能够一起被找到，方便使用。

因此，文件管理有两种思路：1、雅虎式思路，把文件按照类别进行层层分类，一个大类包括几个中类，一个中类包括几个小类，一个小类再包括几个四级分类，直至无穷；2、谷歌式思路，每个文件名把重要的关键字都写清楚，需要的时候，搜索关键字，就可以把相关的文件都搜出来（之所以要在文件名当中把关键字写清楚，因为图片、非常用文件格式当中的字符，搜索工具是认不出来的）。

在传统单机时代，雅虎式思路是绝对主流。windows系统（包括所有的图形用户界面）是采用经典的隐喻设计的，也就是说，windows是仿照现实中办公室的样子进行系统设计的。所以，对应办公室的桌面，有电脑桌面；对应办公室的文件夹，有电脑文件夹；对应办公室的抽屉或柜子，有磁盘分区。在现实中，我们会：
1、把新送来的文件放在办公桌的一边；
2、把处理中的文件放在办公桌的另一边；
3、处理好的文件，分门别类放到文件夹里，再把文件夹放在柜子里。同时，每个文件夹上面做好标记名称。

因此，在电脑文件管理中，其实应该采取同样的思路：
1、把还没处理的文件放到桌面区域的左侧；（所有的程序快捷方式，都放到开始菜单里，最常用的，固定到任务栏）
2、把处理中的文件放到桌面的右侧；
3、已经处理好的文件，按照分类，放到相应盘的对应文件夹里。文件分类的原则，应该采用MECE原则（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，相互独立，完全穷尽），保证唯一性。

这样，我们既能够最快地触达每天需要处理的文件，又能够在需要找出老文件的时候，通过层层打开文件夹快速找到。

（那种桌面上文件堆成团不做区分的做法，是非常无益的，因为增加了辨识成本，已经处理完的文件放在桌面上，白白占用空间，也是不划算的，桌面上的空间毕竟是有限的；同样，桌面上空无一物，把所有文件都放在文件夹里的做法，也是杯弓蛇影、降低效率的，因为处理中的文件，也需要层层打开文件夹去找，浪费时间。现在已经不是早期电脑经常蓝屏需要重装，导致桌面上的文件彻底找不到了的时代了）

互联网时代来临之后，大家电脑里的文件都呈指数级增长。雅虎式思路的问题就越来越多。文件太多了，经常会想不起来把它丢在哪个文件夹里了。有时候，在文件分类的时候，经常纠结，到底应该按照什么原则来分类（比如整理照片时，既可以按照时间来分类，也可以按照人物来分类）。

这个时候，就应该参考谷歌式思路，每个文件命名时，把主要关键字都放在文件名里，在需要时，利用搜索工具一搜即得。比如，某张照片，可以命名为20220610-上海动物园-儿子-大熊猫。需要时，搜索关键字即可搜出。

同时，为了解决分类纠结的问题，可以参考数据库的管理方式。数据库当中，每一条记录都有多个字段，每个字段代表一种属性。所以，我们可以给每个文件设定多个标签，就像在博客上写博文，每篇博文都可以设定N个标签。在点击某个标签时，相关的文章就都会显示出来。（当然也可以通过给文件在另一个文件夹建快捷方式的方法，但用以处理少量文件尚可，大量文件，全靠快捷方式，是吓死人的工作量）

再说工具。

文件管理的工具，最常被用到的肯定是文件资源管理器（我的电脑打开的也是这个破玩意）。但是文件资源管理器确实很烂。微软出的付费软件都不错，比如office、visio什么的，但是系统自带工具，一般都很烂。这个货，除了能打开文件夹，常用的功能，比如多标签浏览、比如快速预览、比如批量重命名，一个也不支持。

文件管理工具，首推total commander。多窗口、多标签、快速预览、批量重命名，这些常用功能都有。替代软件：directory opus。功能近似，但比TC更接近windows的操作习惯。

至于桌面工具，能不用则不用，因为工作需要高效，而桌面工具会严重分散注意力，降低效率。常用程序快捷方式，都放到菜单栏里的磁贴（WIN11叫“固定到开始屏幕”）里。最最常用的，固定到任务栏。这样在打开程序时，不需要最小化其他窗口，直接点击开始菜单就可以了，节省时间。磁贴的图标已经要足够大，可以快速找到，不像XP和WIN7时代不容易找到。然后把桌面分成左右两个区域，左面放未处理的文件，右面放处理中的文件就可以了。（处理完的文件归档，放到D盘E盘相关的文件夹里）当然，如果工作更复杂，桌面也可以分成三个四个区域，视情况而定。

文件搜索方面，windows自带的搜索功能也非常垃圾。我们需要既快又准的小工具。这方面，everything是王者。（TC一般都默认集成了everything工具）。速度比自带的搜索快十倍。Listary可以作为备选。

标签管理，windows自己的库管理功能也是弱成了翔（只支持文件夹）。这方面，adobe
bridge是王者。它可以给每个文件都指定N个标签，而且会存为独立的小文件。需要时，只要搜索指定的标签，相关的文件就都会被找出来。也不像其他类似的文件，把标签存在软件数据库里，一换电脑，标签都找不到了。bridge是把标签文件存在和文件相同的文件夹里。但是这个程序，在windows下的默认界面，真是丑到令人发指，实在是丢adobe的脸，怎么好意思说自己是开发设计软件的。

做好文件管理，是一个职场人最最基本的技能。